左岸科學咖啡館

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年度計畫書的重點

年度計劃書就是設定未來一年工作上的策略和行動計劃,在職場每一個領域的每個人都需要計劃。「21世紀情報社會的基礎是思考方法,企劃就是『思考方法』。」日本首席企劃大師高橋憲行認為,這是一個人人都必須擁有企劃力的時代,上班族憑好的企劃力就可以翻身和加薪。

擬定年度計劃書,就是預先系統化的整理資訊,對未來一年提出具體目標和達成方法,若你的年度計劃書總是一成不變、應付了事,職位和薪水也會一成不變。好的年度計劃書,至少具備以下4大功能:

功能1 :引導事業的成長

業績是否成長,當然有許多外在因素影響,譬如景氣、市場、政策和付出的心力等等。但是當你確定成長目標和策略,將可以引導自己的行動去達成具體目標,而不是因應市場變化盲目的回應。

功能2:管理你的優先順序

當你的策略聚焦,資源分配也會更為精準、有效率。譬如你的時間和短期工作計劃,會投入到有助於達成長期目標相關的準備。其他和達成長期目標無關,甚至可能偏離長期目標的事,則可以暫時被擱置。

功能3:形成責任感

目標已經白紙黑字寫下,而且獲得團隊以及主管的認可,自然很難逃避。年度目標成為自我管理最好的工具,挑戰訂下的目標,也成為超越自己的成就感。

功能4:追蹤表現的指標

每一個星期、每一個月、每一季,都可以針對年度計劃書檢討達成進度。就外在變化,檢查目標達成的進度,隨時修正,才不至於偏離長期目標。

完美撰寫3大祕訣

打破交差的心態,寫出一份出色充滿行動力的年度計劃書,應該掌握以下3大訣竅。

訣竅1:目標導向

根據公司和團隊的策略、願景,把目標具體化,目標就是年度計劃的主題,因此找到目標是第一件要務。

找到目標最重要的原則就是遵循公司的願景和使命,然後把原則性的使命落實在年度計劃上。例如,公司的使命,包括擴展業務從亞洲到歐洲。你負責的是客戶服務的業務,如維修或是電話客服。是不是該在歐洲的哪個城市設立維修中心?或是應該開始培養歐洲客服和維修部門主管?還是應該和歐洲當地的公司合作?這些是你清楚的業務,設定具體的目標,納入年度計劃,等於是幫助公司攻頂。

訣竅2:從結構入手

 

高橋憲行建議,想要提出好企劃案的人,應該嘗試把各式各樣的訊息系統化,將市場、顧客、商品、公司等各種關聯加以說明,再把架構清楚條列出來。

譬如:首要你應該先掌握自己公司的組織系統,是一家中小企業還是跨國企業,公司目標是衝刺業績還是控制成本?自己的部門在公司的地位和功能是什麼?第一個檢視自己年度計劃書的直屬主管,在公司組織的系統當中,又是站在什麼位置?

此外,你還要思考,要用什麼說法,讓自己的年度計劃書不只是能夠完成自己的業績目標,同時也能支持直屬上司和整個部門的業績目標。讓自己的年度計劃目標和直屬主管的目標結合,直屬主管才會願意支持你的年度計劃,為你的年度計劃背書。

也就是說,隨時都應該要學會掌握組織,並且看清楚從何處切入和施力可以有進展,讓你的年度計劃書脫穎而出。

訣竅3:和人生計劃書契合

大多數人都認為在事業上隨時靜下心來撰寫計劃書是理所當然的事。但是讓自己的人生目標明確化,和在公事上把業績目標推動方式具體寫下來是一樣的。

曾任日本軟體銀行(Softbank)董事長室室長的三木雄信建議,把自己的人生歷程用一張A4紙畫下來,檢討自己過去生涯不順遂的時候,到底發生什麼情況,抱持著什麼樣的工作態度。「當時走運到不行」的好時機時,又是什麼行動模式。掌握這些經驗,該反省就反省,不重複錯誤,機會來臨時,回顧以 往的成功模式,也就很容易採取行動。

「孫正義先生(日本軟體銀行創辦人)可以獲得如此大的成功,就是因為他很明確的設立每個年齡層的目標,讓大腦自動蒐集必要資訊,建立需要的人際關係。」三木雄信觀察。

三木雄信在《A4一枚工作術》中建議,每一個人可以一季為目標,用一張A4紙,寫出自己的人生年度計劃。比方說取得證照、寫一本書等,把這張紙貼在顯著目標,然後把詳細的進度排入行事曆。

你工作上的年度計劃書,應該和你長期的人生計劃書一致。如此,工作就不是責任,而是人生理想的一部份,工作起來一定會非常有勁。現在就拿出年度計劃書,開始擬定2010的計劃吧!

 年度計劃書Checking List

1. 事前準備
● 完成市場研究和分析。
● 研讀主要目標(如推出新產品、新技術和新服務)的相關資料,想清楚策略。
● 先想好所需的外部資源。

2. 開始撰寫
● 先寫下架構,譬如目錄和大標。
● 準備好相關的補充資料和文件。
● 預估每一主題所需的頁數。
● 先列出主要的議題,和每一個議題的關鍵字。
● 準備財務預測,資金來源相關文件。
● 完成年度計劃書,並檢視是否達成主要目標。
● 關上電腦,休息一下,以旁觀者角度讀一次計劃書。
● 請第三者閱讀計劃書,並提出建議。
● 修正計劃書,檢查有無錯字。
● 寫好一份給主管看的摘要和結論。

3. 最後檢查
● 版面編排是否易讀?有沒有適時加上大小標,或是在重點部份畫線提示?
● 有沒有加上頁數?圖表是否在正確的位置?
● 最後版本有沒有檢查過錯字?
● 長度會不會太長?
● 預算需求是否清楚的呈現?
● 摘要是不是切中年度計劃的核心?
● 摘要看起來是否有趣?
● 所有重要的議題是否都列出了?
● 計劃書是不是可以引起回應的興趣?

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